Politica General de Proteccion
de Datos Personales
1. Objetivo
En virtud de la confianza que nos ha proporcionado en compartirnos sus datos personales, garantizamos y valoramos su derecho de protección de datos personales consagrado en la Constitución de la República, y desarrollado en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“LOPDP”) y su Reglamento General (“Reglamento”).
Por este motivo, en NIHONMOTORS DEL ECUADOR S.A.S. (“NIHON MOTORS”) hemos implementado esta Política General de Protección de Datos Personales (“Política”) con la que le informamos cómo tratamos sus datos personales, qué datos personales son objeto del tratamiento, cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos, con quienes compartimos sus datos personales y por cuánto tiempo almacenamos sus datos personales, entre otros aspectos importantes.
2. Ámbito de aplicación
Esta Política es de aplicación obligatoria para quienes realizan el tratamiento de datos personales por nombre y cuenta de NIHON MOTORS.
La Política abarca el tratamiento de datos personales de los clientes, potenciales clientes, proveedores, y visitantes (“Titulares”).
3. Definiciones
La Política hace referencia a las siguientes definiciones extraídas de la LOPDP, su Reglamento y demás normativa aplicable:
- Autoridad de Protección de Datos Personales: Hace referencia a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
- Base de datos: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.
- Datos personales: Información que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
- Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido
pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
- Delegado de Protección de Datos Personales: Persona natural encargada de informar al responsable o al encargado del tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la entidad responsable del Tratamiento de datos.
- Destinatario: Persona natural o jurídica que ha sido comunicada con Datos Personales.
- Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate Datos Personales a nombre y por cuenta del Responsable de Tratamiento de Datos Personales.
- Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el Tratamiento de Datos Personales.
- Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Datos Personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de Datos Personales.
- Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de Datos Personales realizada a una persona distinta al Titular, responsable o encargado del Tratamiento de Datos Personales. Los Datos Personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.
4. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es NIHONMOTORS DEL ECUADOR S.A.S continuación, podrá encontrar nuestros datos de contacto para que pueda realizarnos consultas sobre el tratamiento de sus datos personales:
Dirección: Av. Granados E14-215 y Eloy Alfaro
Número de teléfono: 026051666
Correo electrónico: [email protected]
5. Delegado de Protección de Datos Personales
NIHON MOTORS podrá designar a un Delegado de Protección de Datos Personales como buena práctica o en caso de estar legalmente obligado.
El Delegado de Protección de Datos Personales será el punto de contacto de NIHON MOTORS frente a los titulares y la Autoridad de Protección de Datos Personales, quien supervisará el cumplimiento de la LOPDP y su Reglamento.
NIHON MOTORS informará de manera oportuna los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos Personales en caso de designarlo.
6. Principios
NIHON MOTORS observa los principios de juridicidad, licitud, lealtad, finalidad, minimización y pertinencia, proporcionalidad, transparencia, confidencialidad, calidad y exactitud, conservación, seguridad, y responsabilidad proactiva y demostrada al realizar el tratamiento de sus datos personales.
Los principios señalados serán cumplidos por NIHON MOTORS y quienes realicen el tratamiento de datos personales por nombre y cuenta de la compañía.
7. Finalidades del tratamiento
NIHON MOTORS recopila, actualiza, transfiere, almacena, organiza, utiliza, elimina, rectifica, y en general, realiza el tratamiento de datos personales para el cumplimiento de su objeto social, y las finalidades que se detallan a continuación:
Clientes y Potenciales Clientes:
- Comunicaciones comerciales: Envío de información comercial (incluyendo cotizaciones), sobre bienes o servicios que podrían ser de su interés a través de correos, llamadas, mensajes, redes sociales, y demás medios que estimemos convenientes.
- Comunicaciones promocionales: Envío de información promocional, de sorteos, y eventos que podrán ser de su interés a través de correos, llamadas, mensajes, redes sociales, y demás medios que estimemos convenientes
- Campañas: Gestión de promociones, ofertas, y sorteos incluyendo la entrega de premios a ganadores.
- Gestión de servicio al cliente: Atención, contacto y respuesta a las solicitudes, consultas o quejas.
- Encuestas de satisfacción: Envío de encuestas para conocer su experiencia con nosotros, y poder mejorar nuestros productos y servicios.
- Revisión y reporte de información en burós de crédito: Reportar y consultar su información en las bases de datos de los burós de crédito.
- Calificación de crédito: Análisis y validación para constatar si puedes ser objeto de venta a crédito.
- Análisis estadísticos, comerciales, financieros, y elaboración de perfiles: Realizar análisis con el fin de mejorar los productos o servicios ofertados de acuerdo con sus necesidades e intereses, incluyendo la posibilidad de utilizar procedimientos automatizados para brindar servicios o productos personalizados, y elaborar un perfil con su información.
- Calificación de clientes: Revisión y validación de su información en cumplimiento de obligaciones legales como sujeto obligado para prevención de fraude, financiamiento del terrorismo y lavado de activos.
- Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación comercial: Formalizar la relación, crearle como cliente, brindarle los productos o servicios adquiridos tanto en la fase de venta como en postventa, y atender los requerimientos afines a la relación comercial.
- Envío de datos personales: Envío de sus datos personales a compañías relacionadas, aliados comerciales, fábrica y demás terceros localizados dentro o fuera del país que sean necesarios para el desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación, incluyendo para la aplicación de garantías.
- Envío de información a autoridades competentes: Envío de información que solicite una autoridad competente, observando los principios establecidos en la LOPDP.
- Gestión de garantía: Aplicación de garantía para el vehículo en caso de inconvenientes.
- Gestiones tributarias: Emisión de facturas, y/o notas de crédito para declaraciones tributarias en cumplimiento de obligaciones legales.
- Gestiones contables y de cobranza: Verificación de cobros con tarjeta de crédito, gestiones de cobranza judicial y extrajudicial para la recuperación de cartera, actualización de información crediticia, y devoluciones.
- Envío de información de auditoría externa: Envío de información a auditores externos en cumplimiento de obligaciones legales.
- Venta de cartera: Transferir información en cumplimiento de una obligación contractual para realizar la venta de cartera de deudores.
- Actualización de información: Procesos de actualización de información de manera periódica.
- Almacenamiento y respaldo de información: Almacenamiento y respaldo de su información en los soportes físicos o digitales de NIHON MOTORS en cumplimiento de obligaciones contractuales y legales, así como para salvaguardar intereses empresariales.
- Videovigilancia: Monitoreo a cámaras de videovigilancia con el fin de salvaguardar su seguridad, así como la de los bienes e instalaciones de NIHON MOTORS.
Proveedores:
- Comunicaciones: Contactos por correo, teléfono, mensajes y cualquier medio que estimemos pertinente para la gestión de la relación comercial.
- Calificación de proveedores: Revisión y validación de información en cumplimiento de obligaciones legales como sujeto obligado para prevención de fraude, financiamiento del terrorismo y lavado de activos.
- Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual: Formalizar la relación, crearte como proveedor, gestiones para adquirir y recibir los productos o servicios adquiridos, y atender los requerimientos afines a la relación comercial.
- Pago: Realizar los pagos correspondientes por la prestación de los servicios o entrega de los bienes adquiridos.
- Envío de información de auditoría externa: Envío de información a auditores externos en cumplimiento de obligaciones legales.
- Gestiones tributarias: Emisión de comprobantes de retención para declaraciones tributarias en cumplimiento de obligaciones legales.
- Envío de información a autoridades competentes: Envío de información que solicite una autoridad competente, observando los principios establecidos en la LOPDP.
- Almacenamiento y respaldo de información: Almacenamiento y respaldo de su información en los soportes físicos o digitales de NIHON MOTORS en cumplimiento de obligaciones contractuales y legales, así como para salvaguardar intereses empresariales.
- Videovigilancia: Monitoreo a cámaras de videovigilancia con el fin de salvaguardar su seguridad, así como la de los bienes e instalaciones de NIHON MOTORS.
Visitantes:
- Registro de visitantes: Recopilación de información de los visitantes a las instalaciones para su registro por motivos de seguridad.
- Almacenamiento y respaldo de información: Almacenamiento y respaldo de su información en los soportes físicos o digitales de NIHON MOTORS en cumplimiento de obligaciones contractuales y legales, así como para salvaguardar intereses empresariales.
- Videovigilancia: Monitoreo a cámaras de videovigilancia con el fin de salvaguardar su seguridad, así como la de los bienes e instalaciones de NIHON MOTORS.
8. Legitimación del tratamiento
El tratamiento de datos personales se legitima en virtud de las siguientes bases de legitimación establecidas en la LOPDP:
- El consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales.
- El cumplimiento de una obligación legal.
- Orden judicial.
- El cumplimiento de una misión realizada en interés público.
- La ejecución de medidas precontractuales a petición del titular o para el cumplimiento de obligaciones contractuales.
- El tratamiento de datos personales que consten en bases de datos de acceso público.
- El interés legítimo.
9. Origen de los datos personales
Los datos personales que tratamos son directamente por NIHON MOTORS o a través de terceros debidamente autorizados.
Cuando los datos personales son recopilados directamente por NIHON MOTORS, estos los obtenemos a través de la entrega voluntaria que nos realizas directamente mediante los medios que ponemos a su disposición:
- Sitios web de nuestras marcas.
- Formularios de recopilación de información.
- Redes sociales.
- Correos electrónicos.
- Llamadas telefónicas.
- Al comercializar productos o servicios
- Bases de datos de acceso públicos.
- Cámaras de videovigilancia en las instalaciones de NIHON MOTORS.
- Demás medios que ponemos a su disposición.
De igual manera, sus datos personales podrán ser recopilados a través de concesionarios, empresas relacionadas, proveedores de servicios, y en general, terceros autorizados quienes actúan por cuenta de NIHON MOTORS.
10. Categorías de datos personales
NIHON MOTORS realiza el tratamiento de los datos personales que se detallan a continuación para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política:
Datos de identificación | Nombres, apellidos, número de documento de identificación, RUC, firma, código interno de cliente, código interno de proveedor, tipo de proveedor. |
Datos de contacto | Correo electrónico, número de teléfono, dirección. |
Datos relacionados a características personales | Estado civil, fecha de nacimiento, sexo, imagen, nacionalidad. |
Datos de circunstancias familiares y sociales | Datos de cónyuge (nombres, apellidos, número de identificación), datos de padre (nombres y apellidos), datos de madre (nombres y apellidos), referencias comerciales, referencias personales. |
Datos profesionales | Experiencia profesional. |
Datos económicos, y financieros | Ingresos, gastos, patrimonio, actividad económica, referencias bancarias, datos bancarios (banco, número de cuenta, tipo de cuenta), datos de tarjeta de crédito o débito. |
Datos de navegación | Dirección IP. |
Datos de vehículo | Placa, modelo de vehículo. |
Categorías especiales de datos personales | Datos crediticios, datos de personas con discapacidad, pasado judicial |
11. Derechos
Garantizamos los derechos establecidos en la LOPDP, los cuales serán procedentes de acuerdo con lo establecido en la normativa aplicable:
- Acceso: Consultar si estamos tratando sus datos personales. En caso de que sus datos personales sí sean objeto del tratamiento podrá solicitar información sobre el tratamiento (categorías de datos personales objeto del tratamiento, base que legitima el tratamiento, tipos de tratamiento, con quiénes compartimos sus datos personales, plazo de conservación y demás información prevista en el artículo 12 de la LOPDP). Así mismo, podrá solicitar una copia de sus datos personales.
- Rectificación y actualización: Solicitar que sus datos personales inexactos o incompletos sean rectificados o actualizados, presentando los justificativos correspondientes.
- Eliminación: Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando: (i) el tratamiento no cumpla los principios establecidos en la LOPDP, (ii) el tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de una finalidad, (iii) se haya cumplido con la finalidad para la cual fueron recopilado o tratados los datos personales, (iv) haya vencido el plazo de conservación de los datos personales, (v) el tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades, (vi) haya revocado el consentimiento, o señale no haberlo otorgado, o (vii) existe obligación legal de eliminarlos.
- Oposición: Solicitar que no se realice el tratamiento de sus datos personales, cuando: (i) no se afecten derechos fundamentales de terceros, y no estén relacionados con información pública o de interés público, (ii) el tratamiento tenga por objeto marketing directo, o (iii) cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de la concurrencia de un interés legítimo.
- Portabilidad: Solicitar obtener sus datos personales en un formato que sea compatible, actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica, preservando sus características, o que los datos personales sean transferidos a otros responsables del tratamiento cuando sea técnicamente posible.
- Suspensión: Solicitar que se suspenda el tratamiento de sus datos personales cuando: (i) se impugne la exactitud de los datos personales, (ii) el tratamiento sea ilítico y se oponga a la supresión de los datos personales, y en su lugar solicite la suspensión de su uso, (iii) los datos personales ya no sean necesarios para los fines del tratamiento, pero lo necesite para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones, y (iv) se haya opuesto al tratamiento en virtud del artículo 31 de la LOPDP mientras se verifica si nuestros motivos legítimos prevalecen.
- No ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas: Solicitar: (i) explicaciones motivadas sobre la decisión tomada, (ii) presentar observaciones, (iii) solicitar criterios de valoración sobre el programa automatizado, (iv) solicitar información sobre los tipos de ato utilizados y la fuente de la que se han obtenido, e (v) impugnar la decisión.
12. Ejercicio de derechos
Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión, y a no ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas, presentando una solicitud a los siguientes datos de contacto:
- Solicitud física en la dirección: Av. Granados E14-215 y Eloy Alfaro
- Solicitud digital en el correo electrónico: [email protected]
Podrá utilizar el formulario de ejercicio de derechos colocado en los sitios web de nuestras marcas.
Atenderemos su solicitud dentro del plazo previsto en la normativa aplicable. Sin embargo, dentro del término de cinco (5) días de haber recibido su solicitud, podríamos solicitar que aclare o amplíe la información proporcionada, y contará con el término de diez (10) días a partir del día siguiente en el que haya recibido nuestra notificación para que aclare o amplíe su solicitud.
En caso de que no aclare o amplíe su solicitud dentro del tiempo establecido, procederemos con el archivo de esta. Sin embargo, esto no impedirá que pueda presentar una nueva solicitud.
En el evento de que no atendamos su solicitud dentro del plazo establecido en la normativa aplicable, o encuentre motivos para creer que se han vulnerado sus derechos con la respuesta proporcionada, podrá presentar un reclamo ante la Autoridad de Protección de Datos Personales.
También, podrá revocar el consentimiento otorgado presentando una solicitud en las direcciones previamente señaladas.
13. Plazo de conservación
Conservamos sus datos personales en nuestros soportes físicos o digitales por el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas, y hasta por el tiempo necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
En este sentido, podríamos conservar sus datos personales por un tiempo mayor en atención a aspectos tributarios, contables, legales, de auditoría, y hasta por el tiempo de prescripción de las acciones legales.
Cumplido el plazo previamente señalado, eliminaremos sus datos personales de nuestros soportes, o los anonimizaremos. En caso de anonimizarlos, estos perderán su carácter de datos personales, motivo por el cual podremos utilizarlos a nuestra discreción para realizar análisis, y mejorar nuestros productos y servicios.
14. Tratamiento de categorías especiales de datos personales
En el evento de que se realice el tratamiento de categorías especiales de datos personales, NIHON MOTORS aplicará las medidas de seguridad adecuadas, y velará por salvaguardar su seguridad y confidencialidad. El tratamiento de categorías especiales de datos personales únicamente se realizará en virtud de una base de legitimación que lo permita.
Datos de niñas, niños o adolescentes
En términos generales, no realizamos el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Únicamente cuando exista una obligación legal, contractual, judicial, un interés legítimo o la autorización expresa y por escrito del titular cuando este sea mayor a quince y menor a dieciocho años, o de su representante legal en caso de que sea menor de quince años. Nos reservamos el derecho de eliminar la información relacionada con menores de edad.
Datos de personas con discapacidad
Trataremos datos de personas con discapacidad en cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, especialmente para las gestiones correspondientes a la importación de vehículos exonerados.
15. Transferencias nacionales e internacionales
Para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas compartimos sus datos personales con terceros (proveedores de servicios) quienes podrán acceder y tratar datos personales en nombre y por cuenta de NIHON MOTORS en cumplimiento de una obligación contractual o legal. Para la contratación de proveedores, contamos con estrictos criterios de selección, con el fin de garantizar la seguridad y confidencialidad de sus datos personales. Los encargados del tratamiento estarán sujetos a las mismas obligaciones y medidas de seguridad descritas en la LOPDP, Reglamento y demás normativa aplicable.
En virtud de lo anterior, a continuación, detallamos las categorías de encargados del tratamiento con quienes compartimos datos personales:
- Compañías de software.
- Compañías de facturación electrónica.
- Prestadores de servicios legales.
- Compañías de mensajería.
- Auditores externos.
- Entidades bancarias y financieras. Consorcios, cooperativas
- Empresas calificadoras de riesgos y servicios de análisis y evaluación financiera
- Compañías de seguridad física.
- Compañías de transporte o logística.
- Compañías prestadoras de servicios tecnológicos.
- Compañías de redes sociales.
- Agencias de marketing.
- Call centers.
- Aseguradoras
- Empresas de servicios de rastreo satelital
- Empresas de servicio de almacenamiento archivos
De igual manera, compartimos sus datos personales con compañías relacionadas, aliados comerciales, fábricas para el cumplimiento de las finalidades señaladas.
Así mismo, podríamos comunicar sus datos personales a los siguientes terceros en cumplimiento de obligaciones legales o judiciales:
- Servicio de Rentas Internas.
- Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
- Fiscalías.
- Jueces y Tribunales.
- Policía Nacional.
- Agencias de Tránsito.
- Superintendencia de Protección de Datos Personales.
- Unidad de Análisis Económico y Financiero.
- Bolsa de Valores
En el evento de que las comunicaciones de datos personales impliquen una transferencia internacional, por ejemplo, cuando se envíe a las fábricas para la aplicación de las garantías, se requerirá que los terceros cumplan con estándares apropiados de confidencialidad, disponibilidad, integridad y resiliencia para proteger la seguridad y confidencialidad de sus datos. Especialmente, se velará por la seguridad de los datos personales cuando la transferencia se realice a países u organizaciones que no cuenten con un nivel adecuado de protección, de acuerdo con lo establecido por la Autoridad de Protección de Datos Personales.
16. Medidas de seguridad
NIHON MOTORS adopta medidas de seguridad técnicas, físicas, jurídicas y organizativas adecuadas habida cuenta el volumen y naturaleza de los datos personales, el estado de la técnica, sus costos de aplicación, y los riesgos a los que están expuestos para evitar su pérdida, alteración, acceso o tratamiento no autorizados de sus datos personales.
En este sentido, utilizamos medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información.
17. Negativa de entrega de los datos personales
En caso de que opte por negarse a entregar sus Datos Personales, u oponerse al tratamiento, no podremos ayudarle con sus requerimientos, toda vez que no podremos realizar el tratamiento.
18. Datos erróneos o inexactos
El hecho de que nos proporcione datos personales que sean erróneos o inexactos tiene un impacto en el cumplimiento de las finalidades detalladas en la Política, toda vez que no podremos ayudarle con sus requerimientos.
Por lo anterior, será el único y exclusivo responsable de garantizar que los datos personales que nos facilite sean verdaderos, completos y actualizados.
19. Videovigilancia
Con el fin de salvaguardar la seguridad de las instalaciones, bienes, y personas que acceden a nuestros establecimientos. Por ello, tratamos datos de imagen obtenidos a través de cámaras de videovigilancia de propiedad de la compañía xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. quien actúa en calidad de encargado del tratamiento. La base legal que sustenta este tratamiento es el interés público y el interés legítimo.
Contamos con avisos de videovigilancia para garantizar su derecho a la información respecto a este tratamiento. Podrá ejercer los derechos descritos en esta política en relación con este tratamiento, de acuerdo con lo señalado en el apartado “Ejercicio de derechos”.
Las grabaciones de videovigilancia tienen una duración de hasta treinta (30) días. Posteriormente, se eliminan las grabaciones. Las grabaciones se descargarán únicamente en casos de que se produzca un incidente de seguridad.
Únicamente tienen acceso a las grabaciones de videovigilancia el personal autorizado.
20. Modificaciones y actualizaciones
Revisaremos la Política con periodicidad, y esta podrá estar sujeta a modificaciones o actualizaciones acordes a reformas en la normativa aplicable, o resoluciones que emita la Autoridad de Protección de Datos Personales.
La última modificación fue realizada el 3 de abril de 2025.
